Workflow di perusahaan nu. Program manajemén Dokumén jeung catetan buruk

automation workflow mangrupakeun ukuran resorted ka ku ampir kabéh usaha modern. Malah pausahaan leutik nu bisa dipake ku massa rupa dokumén, kaasup hurup, budgets, invoices, kontrak jeung sagala jinis syarat. Ieu kanggo alesan ieu nu ampir unggal organisasi modern ieu nyobian nganggo ukuran ieu salaku workflow, nu geus disadiakeun di expense of completeness sarta pelestarian data, betah nyungsi tur nyimpen rupa informasi, sarta ngawates optimasi tina waktu diperlukeun pikeun persetujuan na.

Naha ngalakukeun eta?

Ampir wae karyawan parusahaan méakkeun loba waktos nyobian pikeun manggihan inpo katuhu, sarta statistik eloquently nyebutkeun yen waktu nu diperlukeun kira satengah tina waktos berpungsi. Sakumaha ogé kajadian nu kudu deui anew tinimbang ulang make sagala dokumén yén aya "wae". Ieu standar ngarupakeun kaayaan nu téks aslina tina perjangjian anu mangrupakeun pengacara di komputer, sarta jurnal éntri dina jaminan ngalengkepan kana dijalankeunnana kontrak dieksekusi dina sistem akuntansi, tagihan jeung meta téh ngandung di jurusan finansial dina formulir kertas, jeung susuratan ngeunaan ngalaksanakeun pajangjian karya aya dina karyawan mail buleud éléktronik. Ieu "dispersi" inpormasi pisan ngabahayakeun kana kaamanan, integritas jeung konsistensi, éta aya dina kaayaan sapertos aya automation workflow sabenerna.

Ngaliwatan bubuka sistem informasi husus direngsekeun mayoritas khu masalah. Contona, sababaraha sistem budgeting nyadiakeun kamampuhan pikeun nyieun sistem budgets interconnected, dituturkeun ku formasi jeung neundeun versi béda tina dokumén misalna, kitu ogé mangrupa indikasi status maranéhanana. Kituna masalah ieu direngsekeun sawaréh dokumen anggaran ku pamakéan sistem misalna.

Tapi ulah poho yén kerangka ayeuna budgetary, kitu ogé akuntansi jeung ERP-sistem di mayoritas overwhelming kasus dianggo kalayan informasi terstruktur, nyaéta jenis data nu bisa dijieun tur disimpen dina formulir méja. Numutkeun paling ahli, jumlah total data inpormasi bisnis terstruktur modern wae nyadiakeun ngan 20%, sedengkeun sésana ngawengku e-surat, dokumen tulisan, sagala laporan hungkul sarta rapat, gambar, jeung sajabana Rada sering, tanpa ngalakonan studi informasi henteu kaduga saukur teu mungkin nyieun hiji kontektsta assessment normal, nu geus hadir terstruktur. Gudang, kempelan jeung ngolah saterusna data sapertos anu disadiakeun ku pamakéan ukuran kayaning workflow, sarta manajemén eusi parusahaan informasi sistem.

Naon eta?

Kalayan bantuan sistem manajemen dokumen éléktronik nyadiakeun organisasi tina sagala interaksi antara karyawan hiji organisasi dina dasar nu dokumén dikintunkeun. Deui 1C dokumen nyadiakeun keur kreasi dokumén, kamungkinan pindah aranjeunna dina organisasi sarta mertahankeun kontrol leuwih dijalankeunnana dokumén jeung prosés digambarkeun ku make aranjeunna. Ku kituna, dokumen éléktronik nyadiakeun parusahaan angka badag kaunggulan, narjamahkeun karya dirina sabenerna ngarupakeun tingkat anyar.

Unggal dokumen tunggal dina sistem éléktronik ieu ditunjukkeun ku sakabéh ukuran rinci éta characterize eta uniquely (mindeng disebut susunan misalna tina kartu). Kartu nu bisa ngandung rupa-rupa informasi, kaasup tipe dokumen, tanggal formasi jeung robah, pangarang, sakumaha ogé gudang na leuwih. Dina sistem manajemen dokumen kahareup baris nyadiakeun neundeun jeung dimeunangkeun tina dokuméntasi required luyu jeung detil nu geus dieusian dina kartu.

kasempetan

manajemén dokumen éléktronik nyadiakeun organisasi kalayan henteu ngan loba kaunggulan tapi ogé muka up loba kemungkinan anyar, nu ogé penting.

kontrol terpusat

Paduli sabaraha badag ieu atawa éta sistem manajemen dokumen perusahaan ngamungkinkeun pikeun robah gancang dina bentuk dokumén sirkulasi dina eta. Contona, pikeun ngarobah bentuk aplikasi pikeun salah sahiji waragad rupa puseur tanggungjawab ngan nyieun pangaluyuan nu tangtu kana citakan cukup ngaku yén nu geus geus disimpen dina sistem. Sanggeus éta, karyawan anu eusian aplikasi sapertos moal bisa migunakeun bentuk leungit dokuméntasi, saprak aplikasi anu kaeusi tur dikirim ngaliwatan sistem.

Ngarojong dokuméntasi lifecycle

Unggal dokumen anu bakal nyerah sarta diprosés di perusahaan mana wae, merta mana ngaliwatan sababaraha tahap disetel. Contona, lamun datang ka anggaran perusahaan, éta mimitina penting keur nyieun, lajeng approve na ngaéksekusi di kali ditangtukeun. Sanggeus éta, rupa pagelaran sabenerna sarta rencanana tina subjek anggaran pikeun analisis teleb tur dikirim ka arsip. Dina 1C dokumen nyadiakeun kadali kedap ngaliwatan lifecycle sahiji dokumén, nyokot kana akun sarat dasar lingkungan perusahaan, kitu ogé rupa-rupa aturan légal jeung standar industri tina bisnis parusahaan.

gawe babarengan

Sistim manajemén dokumen éléktronik nyadiakeun leuwih ti ngan hiji organisasi gawé koléktif kana dokumén, sarta dina hadir bakal ahli anu di kantor béda atawa malah di kota béda.

Sistim nu nyimpen sababaraha sahingga badag tina versi tina dokumen sarua, sajaba langsung sarta robah, aranjeunna bisa annotate data, nyaeta, tambahkeun ka aranjeunna sababaraha komentar na catetan, tanpa mangaruhan informasi dasar, anu anjeunna kedah nganteurkeun.

karusiahan

fitur rada penting sistem sapertos éta dina 1C dokumen sarua bisa ngalanggan ngaliwatan signature digital husus dituturkeun ku enkripsi sahiji. Ieu ngamungkinkeun teu ukur pikeun ngonfirmasi kaaslian informasi wae, tapi oge uniquely dicirikeun ku pangarang, sakumaha ogé pikeun ngahontal kaamanan paling mujarab pikeun nyimpen rupa data, upami perlu.

routing

Lamun sistem manajemen dokumen éléktronik teu sadia, teras bisi yén pagawe anu ngiring dina kreasi jaminan tangtu, kedah merta ngarti saha pangalusna pikeun mindahkeun jaminan ieu. manajemén dokumen éléktronik di perusahaan pikeun otomatis mindahkeun data baé katuhu.

Ku sorangan, routing nyaeta bébas jeung kaku. Bébas nyadiakeun kasempetan pikeun dokumén arah pancen naon panarima sakumaha luyu, sedengkeun kaku nyadiakeun angger paling akurat, tapi dina kasus husus tina peta pre-dipasang dina dokuméntasi sistem aturan lalulintas tiasa janten pause saeutik (contona, upami anjeun perlu ngirim RUU dokumen keur review sawatara ahli luar).

kontrol aksés

Aya sababaraha pilihan tina cara ngabedakeun antara kakuatan béda karyawan parusahaan dina watesan manajemen dokuméntasi. Ku kituna, hiji workflow canggih ngamungkinkeun baé ka masihan kadali pinuh leuwih data ngawatesan kamampuhan pikeun ngédit atawa malah ngawenangkeun ukur nempo atawa annotate file nanaon. Ieu greatly simplifies karya kalawan data béda, jeung nu penting - janten teuing aman.

ngahiji

Pikeun mastikeun integritas data maksimum nu geus digambar dina parusahaan nu tangtu, manajemén dokumen éléktronik di perusahaan nyadiakeun keur integrasi sistem dipasang kalawan batur - séwangan, industri, analitis, jeung sajabana Ngaliwatan integrasi sapertos sering pitur Sistim workflow modern cukup dijieun pamakéan salaku jenis liaison antara sababaraha jenis software.

Dokumén sadaya sistem, anu logis patali informasi ieu, disebutna kontéks. Bisa ngawengku eusi kertas atawa e-surat, faxes, dokumén pamayaran, rékaman tina kagiatan, video atawa rekaman audio, komo loba informasi lianna. Konteks dokumen nu bisa ditambahkeun sacara manual atawa pinuh ngajadikeun otomatis prosesna, gumantung kana karesep jeung kaperluan manajemén.

Contona, sistem modérn automation tina workflow dina prosés pembentukan sarta parobahanana saterusna dina budgets bisa dipaké sababaraha informasi kontekstual séjén:

• sagala jinis ieu panalungtikan pasar, kaasup henteu ngan sorangan tapi ogé maranéhanana nya éta dicandak ti sumber éksternal;
• Rupa-rupa pasatujuan kalawan counterparts (pembeli atanapi ngical paralatan);
• dokumén légal jeung rujukan husus;
• tambahan dokuméntasi nu ngagambarkeun dina diri naon watesan atanapi asumsi (sabagé conto, laju inflasi, ongkos bursa sareng data sejenna);
• menit tina rapat, diayakeun keur ngabahas Vérsi sagala aya anggaran, sarta ngawengku sagala sorts pagawe koméntar sarta observasi pamilon dina prosés (mindeng dokuméntasi sapertos anu dikirim diantara sakabeh karyawan via e-mail na disimpen misah ti file informasi budgetary).

A pamaké anu geus gawé bareng anggaran, iraha wae, upami diperlukeun, bisa nempo salah sahiji dokumén luhur, sakumaha téhnologi workflow modern ngamungkinkeun anjeunna pikeun ngalakukeun ieu tanpa maluruh panjang.

Sistem naon dipaké kalawan kami?

Salah sahiji solusi software pang populerna nu bisa kapanggih dina pausahaan Rusia bisa disebut kombinasi Utiliti Microsoft Outlook kalawan Microsoft Exchange Server. Aplikasi munggaran, prinsipna mah, disetel dina ampir unggal komputer, sedengkeun nu Exchange Server mindeng dilaksanakeun ngagunakeun salaku server e-mail full-fledged. Najan kanyataan yén pausahaan nu geus sababaraha waktu ka tukang éta bubuka dokumen éléktronik dilaksanakeun, program sapertos nu ukur dipaké salaku platform keur e-mail, sanggeus sababaraha setélan terpusat malah software ieu bisa dipaké salaku workflow automation rada hanca pikeun ampir sakabéh organisasi .

Di momen, pasar Rusia ieu ngeusi puluhan sistem béda, ku cara maké nu hiji manajemen automation dokumen, sareng software sarupa nawarkeun teu ukur Kulon, tapi ogé pamekar domestik. Malah Microsoft, sajaba program luhureun, nawarkeun Utiliti malah kayaning Manajemén Kandungan Server atanapi SharePoint Portal Server.

Paling kuat diantara sakabeh sistim aya nu dianggap Documentum, tapi pausahaan utamana badag make proses automation ieu. Workflow tina sawatara pausahaan di expense tina software otomatis Lotus Catetan pakét, tapi loba nelepon hiji jenis "desainer pikeun programer", sakumaha nyetél dina dasar Sistim lengkep nyaeta rada hésé.

Naon nya éta selisih sistem Rusia jeung Kulon?

Lamun urang ngobrol ngeunaan béda utama antara Utiliti domestik jeung luar nagri, aranjeunna aya dina kamampuhan skala. Contona, upami sistem pamekar Western tiasa beroperasi dina ampir sakabéh sistem operasi, éta Kawentarna domestik tumuwuhna ukur keur sagala salah sahijina, sarta tangtu, yén éta téh mindeng Windows. Sistem barat nu ngonpigurasi ngagunakeun DBMS nanaon. Sistem konstrain Rusia sapertos parah bisa ngahalangan kamungkinan gedong cross-platform, solusi terpadu.

Ngeunaan fungsionalitas, beda utama perenahna di kanyataan yén dina dokumentoproizvodstva automation Kulon jeung workflow dilaksanakeun sababaraha program nu bisa dikaluarkeun dina hiji merk tunggal, tapi udagan pikeun rupa-rupa kaperluan. Contona, dina Documentum nawarkeun jumlah produk individu, nu dipaké pikeun automation lengkep sareng integrasi jeung ERP-sistem, ngarojong rarancang jeung rékayasa manajemén dokumen, jsb Mayoritas khu tina software dimekarkeun di Rusia, aimed dina ngarengsekeun masalah tangtu.

Ogé sia noting nyaéta yén bédana poko perenahna di pendekatan duanana pihak pikeun naon sistem automation workflow. Sistem barat anu dimaksudkeun pikeun nyadiakeun automation lengkep jeung nuturkeun-up rojongan ngaliwatan rupa-rupa prosés bisnis dina organisasi, bari seuseueurna overwhelming tina program domestik ka ngajadikeun otomatis fungsi nu tangtu wungkul.

Biaya sistem barat kira Bulan ti $ 400 ka $ 1,000 pikeun tiap pakasaban, teu cacah biaya palaksanaan, hadwér katut sofwérna diperlukeun pikeun mastikeun hiji dokumen éléktronik normal. Mindeng timer bubuka waragad kira satengah biaya dawam tina lisensi, sakumaha lolobana program pikeun automation tina workflow dilaksanakeun rupa promosi, tapi sababaraha kaayaan harga hiji urutan gedena PPN gede. Salah sahiji nu paling hese sok proyék of automation dokumentasi hasil finansial sakumaha ka palaksanaan proyék sapertos ngarugikeun ngeunaan 2-3 kali leuwih luhur ti biaya lisensina.

software domestik dijual di $ 200-600 per korsi, sarta sajaba anu dicokot kana akun biaya program tambahan sarta sagala rupa alat-alat. Tungtungna, itungan tina nilai komparatif dilumangsungkeun dina loba cara anu sarua sakumaha dina sistem barat.

fitur

Dina mayoritas overwhelming kasus salaku arah prioritas of automation mangrupakeun prosés patali jeung harmonisasi tina dokumén, contona, dina prosés persiapan awal jeung palaksanaan salajengna tina budgets. Sanajan kitu, loba tim ayeuna maké automation kantor na workflow, maksudna, jeung prosedur pendaptaran ti dokumén kaluar jeung asup.

Bubuka keur sistem éléktronik teu fundamentally béda ti bubuka sagala sistim otomatis sejen, ku kituna perlu Huni on fitur has tina proyék ieu.

Kreasi gudang perusahaan-kelas

Bubuka dokumen automation dina sagala hal, nyadiakeun keur Repository perusahaan tangtu nu pikeun nyimpen sakabeh dokuméntasi. Struktur logis gudang nu, ngembangkeun jeung palaksanaan salajengna ngeunaan kawijakan kaamanan, kitu ogé hirarki gudang dokumen merlukeun akurasi maksimum sarta geus bisa dilumangsungkeun dina hiji tahap mimiti tina proyek.

Eta kudu ditanggung dina pikiran yén fungsi gudang bisa deployed di awal desain, jadi dina hiji tahap mimiti bisa dijieun pikeun mindahkeun sakabéh dokumén ti lokasi gudang ayeuna kana Repository perusahaan tunggal. Hasilna, pamaké tiasa familiarize diri kalayan salah sahiji fungsi utama sistem, sarta sakaligus ngawasaan jeung aplikasi na. Ngagancangkeun adaptasi karyawan pikeun nerapkeun sistem tiasa ngaliwatan pamakéan fungsi layanan kayaning ngabejaan on parobahan dokuméntasi, penampilan dokumén anyar, jeung sajabana

Ku kituna, workflow diperlukeun pikeun sagala parusahaan modern anu nyiar pikeun ngembangkeun sarta ngaronjatkeun operasi na.