System Management Dokumén éléktronik (EDMS) yén fitur sarta saran sapertos

Dugi sababaraha taun ka pengker ngeunaan sistem manajemen dokumen éléktronik ieu disebut salaku hareup caang. Dinten, aranjeunna loba dipaké dina usaha swasta jeung umum. Tapi paling importantly, yén paménta nu keur tumuwuh di séd. Naon mangrupa sistem manajemen dokumen éléktronik jeung kumaha gawéna, mertimbangkeun conto sistem Rusia ayeuna.

prerequisites

Pikeun leuwih hadé ngartos kumaha program EDS, Anjeun kudu mertimbangkeun konsep dasar jeung tujuan. Aya faktor konci nu nangtukeun pilihan tina hiji sistem atawa nu sejen.

Mun organisasi tiasa beroperasi dina kadali formal, kudu di dokumen nu euweuh. Ku mecenghulna prosés bisnis aya anu peryogi pikeun mékanisme kontrol jeung pitulung tina dokumén berurutan. Mun anjeun teu kalibet dina transaksi di luhur timely, maranéhna bakal mimiti ngawangun up na musna.

Alternatipna, a pamawa kertas, hiji skéma gudang file husus dina server. Tapi lumaku pikeun panjang. Kalayan ngaronjatna jilid tina ngaronjatna paménta pikeun neundeun informasi sarta sinkronisasi.

Aya kantun hiji: naha nganggo pikeun nyimpen tulisan heubeul atawa séd. Naon anu penting tiasa didapet liwat sistem éléktronik? Ngaronjatkeun efisiensi organisasi.

pangaruh ékonomi

efisiensi operasional bisa ngaronjat dina dua cara: ngurangan expenses atawa ningkatkeun hasil. dokumén DMS bisa ngahontal dua gol sakaligus. Maksudna, bubuka sistem ngamungkinkeun hiji organisasi méakkeun kirang, tapi earn langkung.

réduksi ongkos dilumangsungkeun ku cara ngurangan waragad kertas, waktos overhead, ngagancangkeun bursa inpormasi, parobahan budaya perusahaan.

Pikeun evaluate efektivitas nu nyadiakeun program EDS, Anjeun kudu ngitung biaya gawé dina desain dokumén kertas. Diperkirakeun pausahaan konsultan, operasi sapertos ngeusian 20% waktu. Sistem birokrasi Rusia, waktu nu diperlukeun malah leuwih ti anu - 60% waktu. Bubuka tina séd bakal ngurangan waragad ieu sahenteuna 10 kali.

manajemén kantor sarta manajemén dokumen

Dua istilah numbu. Paperwork - istilah nu nujul kana hiji set formal aturan pikeun digawe sareng dokumen. Sababaraha Sistim EDS bisa disaluyukeun dina aturan kantor, tapi moal aya jalma sistem dina dasar nu geus kabentuk paperwork.

dokumen mangrupa Unit inpormasi gudang di EDS. Workflow dihasilkeun tina rupa-rupa sumber: sistem sejenna, aplikasi, e-mail, tapi mimiti na foremost - ti skripsi discan. Ku alatan éta, scanner jeung alat séjén nu bagian integral tina séd. Sistem toko sagala dokumén mangrupa sajarah maranéhanana, nyadiakeun keur organisasi gerakan, mawa jeung aranjeunna prosés bisnis.

Dina dasar sapertos hiji putusan, urutan jeung urutan EDS. Ngaliwatan éta, sarta ku manajemen organisasi. Naon dokumen disadiakeun ku "Pitulung". Set widang on formulir nu gumantung kana jenis dokumen. Informasi Sistim disimpen dina database pikeun tiap widang kartu.

Fungsi jeung tugas ti séd

program manajemen dokumen anu dirancang pikeun ngajawab masalah ieu:

• systematization gawé kalawan dokumén.
• kreasi dokumén ti témplat, gudang pendaptaran;
• automation of akuntansi;
• klasifikasi dokumén.

Hayu urang nalungtik raket fungsi séd. software manajemén dokumen ieu dipaké pikeun:

• nyieun kartu.
• Wangunan teks dokumen teh;
• nyimpen data dina pdf atanapi kecap mdet format;
• hak aksés pamaké kontrol;
• kreasi ruteu;
• dokumén kontrol lalulintas;
• ngirim beja, panginget;
• logging, buku rujukan, classifiers;
• Wangunan parentah;
• Milarian na penandatanganan dokumén;
• laporan generating.

Pikeun fitur Sistim-lega ngawengku:

• Karya jauh jeung dokumén;
• Paké database keur nyimpen data;
• Karya simultaneous kalawan EDS;
• kaamanan ngaliwatan sertipikat, barcodes, sarta pribadi.

Kaunggulan na Kalemahan

Transisi ka EDS boga leuwih kaunggulan ti kalemahan. Sanajan kitu, proyék dikelompokeun leres bisa ngancurkeun sagala kaunggulan automation. EDMS gol palaksanaan kedah achievable. Kauntungan ngawengku:

• terstruktur gudang terpusat inpormasi;
• pendekatan sarua jeung nyiptakeun na ngolah dokumen;
• ngagunakeun témplat;
• milarian;
• aksés Inok.

disadvantage mangrupa waragad mimiti tinggi jeung karya meticulous kana latihan pamaké.

Prosés penanganan dokumen

The EDMS dokumen éléktronik ngaliwatan sababaraha hambalan, dina kursus nu dokumén anu ditugaskeun ka sipat nu tangtu. Processing dilumangsungkeun duanana sacara manual tur otomatis. Di set hal kadua:

• kaayaan transisi antara hambalan;
• separation sahiji jalur anu;
• siklus processing;
• ngajalankeun sub, timers, prosedur ngolah;
• kalungguhan pamaké tangtu.

Rupa perlakuan:

• Jieun dokumen a.
• Ngédit.
• Renaming.
• Pindah.
• Musim Panas.
• Indexing.
• Mupus.

EDS on waragad

workflow pinuh teu bisa beroperasi tanpa server lisénsi, kustomisasi lengkep jeung latihan sadaya pamaké. Unggal unsur ieu merlukeun outlay tunai badag. Sajaba ti éta, urang teu kudu poho ngeunaan integrasi EDS kalawan sistem sejen, ngamutahirkeun basis data sarta software, rojongan teknis na jasa konsultan lianna pikeun ngarojong waragad.

Palaksanaan séd

Palaksanaan proyék nu butuh sababaraha bulan. prosés gumantung kana jumlah prosés dokumenter na di finansial, institusional tur sumberdaya kamampuhan. Palaksanaan dilumangsungkeun dina algoritma sapertos:

• kreasi grup digawé, tekad sirah;
• harti gol na tujuan;
• inspeksi prosés dokuméntasi aya;
• ngembangkeun spésifikasi teknis;
• pilihan EDS;
• kacindekan tina hiji perjangjian dina palaksanaan EDS;
• ngembangkeun sarta persetujuan ti aturan gawé;
• pariksa keusikan awal directories;
• test awal EDS;
• latihan staf;
• palaksanaan test tina EDS;
• analisis hasil operasi test;
• koreksi kasalahan;
• palaksanaan pinuh tina séd.

bubuka kasalahan

perhatian husus kudu dibayar ka maranéhanana prosés nu merlukeun ayana dokumen kertas. Kasalahan utama - teh duplikasi hiji dokumen tulisan sacara éléktronik. Ieu complicates gawé jeung ngabalukarkeun sikap négatip mun automation. Pikeun palaksanaan karya dual salah euweuh bayaran. Urang kudu ngawangun prosés otomatis tanpa duplikasi. Kaduana kasalahan - nu unpreparedness tina tanaga. Paling sering, prosés anyar anu katarima ku mumusuhan. Kituna, urang kudu ngajelaskeun kana karyawan naha ieu diwanohkeun séd, ngarah ngahaja indit ka prosés latihan.

téhnologi gudang dokumen

The EDS dokumen éléktronik ngawengku atribut, dumasar nu searched, klasifikasi jeung ngagolongkeun konstruksi laporan. Kadangkala dokumen keur dijieun tina citakan, kadang - ku mindahkeun data tina pangkalan data. Atribut nu disimpen dina tabel. The file sorangan ieu disimpen dina folder gudang, informasi ti eta - dina diréktori database. Aksés ka data diala ngan pamaké Sistim EDMS.

Naon téh scanning stream?

Ngalir ngolah dokumen, dituturkeun ku panempatan tina sampel dina file dilakonan ngagunakeun scanner. Salila prosés scanning bisa otomatis nyieun hiji barkod dina dokumen jeung pendaptaran na dina database lajeng difokuskeun hiji jalur dibikeun.

OCR

Ieu sistem manajemen dokumen éléktronik DMS ngarobah hiji gambar éléktronik tina dokumen dina format poto JPEG atanapi format teks. It uses software husus salaku aplikasi mandiri atawa ESCOM.BPM terpadu di séd. Naon ESCOM.BPM? pangakuan ieu dokumén program, diketik ku fon béda. Ieu kudu dicatet kitu, eta aplikasi bebas gaduh leuwih fitur sarta malah ngakuan téks tulisan leungeun.

Barcoding

téhnologi ieu nyadiakeun susunan prosedur pikeun ngadegna sarta aplikasi kode bar grafis dina dokumen éta. A barkod unik dihasilkeun ngaliwatan sistem server. Anjeunna nyadiakeun keur idéntifikasi tina dokumen, sungsi rusuh na dina dasar situs distribusi jeung neundeun. Nalika ngadaptar dokumen keur dicitak dina labél tina barkod pakait kana identifier tina kartu éléktronik. Anjeunna glued ka versi kertas tina dokumen teh.

EDS

signature Digital ngamungkinkeun pikeun mastikeun leres correctness tina dokumen jeung data immutability. Signing dipigawé ngagunakeun software cryptographic jeung kenop - sertipikat. Kiwari dimungkinkeun mangrupakeun file dina format husus anu dihasilkeun di puseur masalah tina lisénsi nu. Pikeun mastikeun kasalametan informasi kudu disimpen sertipikat dina kartu pinter atanapi konci I-token. Éta téh ditangtayungan ku PIN-kode. Lamun PIN nu geus diasupkeun sababaraha kali salah, lajeng bijil anu otomatis dipeungpeuk.

Full-téks na pilarian atribut

pilarian atribut anu dipigawé maké formulir husus tina sababaraha nilai tina widang kartu. Contona, dina "Counterparty" kriteria nyadiakeun data pilarian dina widang "panarima" atawa "ngirim". Sistim nu compares kriteria diasupkeun tina data di kartu na nyimpen hasil dina eta kartu, nu geus kabeneran. Pilarian anu dipigawé nyokot kana akun patandingan pasti atanapi parsial.

pilarian pinuh-téks dilumangsungkeun nurutkeun data dina dokumen éta, kaasup bentuk kecap ngaliwatan databés diwangun-di parabot, kayaning MS SQL Server, Oracle. Keur file pilarian pinuh kudu diasupkeun kana databés dina format dokumen (doc), tabél (xls), presentasi, ngalaporkeun.